Guía de Nomenclatura de Sistemas Administrativos
Versión: 1.0
Audiencia: Comercial, Producto y Desarrollo
Objetivo: Estandarizar los nombres que se usan para clasificar sistemas administrativos, evitando confusiones entre áreas.
1. Diagrama de Flujo de Decisión
Utiliza este diagrama para determinar cómo debe llamarse cualquier sistema. Responde las preguntas con Sí o No.
2. Guía de Nomenclatura
Panel
¿Qué es?
Un Panel es un sistema que permite ver información, pero no modificarla. Es una ventana de solo lectura hacia los datos de la organización.
¿Para qué sirve?
Para consultar registros, buscar información, aplicar filtros y exportar datos. No tiene botones para crear, editar ni eliminar registros.
¿Cuándo usarlo?
Cuando el sistema únicamente muestra datos en tablas, listas o vistas de consulta, pero el usuario no puede hacer cambios.
Ejemplos:
- Bachoco Panel (consulta de información de clientes o pedidos)
- Portal de consulta de historial de movimientos
- Visor de empleados activos con filtros por área
Gestor
¿Qué es?
Un Gestor es un sistema que permite crear, editar, eliminar y configurar información operativa o administrativa interna de la empresa.
¿Para qué sirve?
Para administrar catálogos, gestionar procesos internos, configurar reglas de negocio y operar datos del día a día de la operación.
¿Cuándo usarlo?
Cuando el sistema tiene formularios de alta, botones de edición y opciones para eliminar registros, pero su propósito es administrar datos internos (no contenido web para usuarios finales).
Ejemplos:
- Blackbird Backoffice (administración de operaciones internas)
- Gestor de proveedores
- Gestor de usuarios y permisos
- Gestor de catálogos de productos internos
Dashboard
¿Qué es?
Un Dashboard es un sistema cuyo único propósito es mostrar indicadores, métricas, gráficas y KPIs. No permite modificar ningún dato.
¿Para qué sirve?
Para tomar decisiones con base en datos. Muestra tendencias, comparativos y resúmenes visuales del desempeño del negocio.
¿Cuándo usarlo?
Cuando la pantalla está compuesta principalmente por gráficas, semáforos, contadores y visualizaciones, y el usuario solo puede ver —no editar— la información.
Ejemplos:
- Dashboard de ventas mensuales
- Dashboard de desempeño de campañas
- Dashboard de métricas de soporte al cliente
CMS
¿Qué es?
Un CMS (Content Management System) es un sistema que permite crear, editar, publicar y eliminar contenido digital —como páginas web, artículos o banners— sin necesidad de saber programar.
¿Para qué sirve?
Para que equipos no técnicos (marketing, comunicación, editorial) gestionen el contenido que los usuarios finales verán en sitios web o aplicaciones.
¿Cuándo usarlo?
Cuando el sistema está diseñado específicamente para manejar contenido público: blogs, noticias, páginas de aterrizaje, imágenes, banners o secciones de una app o sitio.
Ejemplos:
- WordPress (gestión de blogs y sitios web)
- Gestor de contenidos de una app móvil
- Administrador de banners del sitio institucional
3. Diferencias entre Conceptos
| Concepto | Permite editar información | Muestra métricas | Administra contenido web | Uso principal |
|---|---|---|---|---|
| Panel | No | No | No | Consulta y visualización de registros en solo lectura |
| Gestor | Sí | No | No | Administración de datos operativos o administrativos internos |
| Dashboard | No | Sí | No | Visualización exclusiva de KPIs, métricas e indicadores |
| CMS | Sí | No | Sí | Gestión de contenido digital para usuarios finales sin programar |
4. Errores Comunes de Nomenclatura
Los siguientes son errores frecuentes que ocurren cuando no se aplica el criterio correcto:
| # | Error | Correcto | ¿Por qué es un error? |
|---|---|---|---|
| 1 | Llamar CMS a un backoffice administrativo | Gestor | Un backoffice administra datos internos (usuarios, pedidos, catálogos), no contenido web para usuarios finales. CMS implica gestión de contenido público sin código. |
| 2 | Llamar Dashboard a una tabla de registros con filtros | Panel | Una tabla con filtros muestra datos operativos, no métricas ni KPIs. Un Dashboard es exclusivamente para indicadores visuales de desempeño. |
| 3 | Llamar Panel a un sistema con formularios de edición | Gestor | Si el usuario puede crear, editar o eliminar registros, ya no es solo lectura. La capacidad de modificar datos lo convierte en un Gestor. |
| 4 | Llamar CMS a un administrador de catálogos internos | Gestor | Administrar un catálogo de productos para uso interno no es lo mismo que publicar contenido visible al usuario final. El criterio del CMS es la publicación de contenido web. |
| 5 | Llamar Dashboard a un sistema con reportes descargables y filtros de fecha | Panel | Los reportes filtrables y exportables son herramientas de consulta de registros, no de visualización de métricas. Solo si el contenido principal son KPIs y gráficas corresponde Dashboard. |
| 6 | Llamar Gestor a una herramienta que solo tiene gráficas de ventas | Dashboard | Si el sistema no permite editar datos y su contenido es exclusivamente indicadores visuales, es un Dashboard, no un Gestor. |
| 7 | Llamar Panel a WordPress | CMS | WordPress permite crear, editar y publicar contenido para usuarios finales sin programar. Eso es, por definición, un CMS. |
5. Casos Ambiguos y Cómo Resolverlos
Esta sección aborda escenarios que suelen generar dudas al momento de clasificar un sistema.
Caso 1: Sistema con gráficas Y tabla de registros descargable
Descripción del sistema:
Una interfaz que muestra 3 gráficas de ventas en la parte superior y una tabla de pedidos con opción de exportar a Excel en la parte inferior.
Motivo de la confusión:
Tiene elementos visuales propios de un Dashboard (gráficas) pero también una tabla consultable típica de un Panel.
Clasificación correcta: Panel
Justificación:
La tabla de registros descargable indica que el propósito principal es la consulta de información. Las gráficas son complementarias. Para ser Dashboard, el sistema debería estar compuesto exclusivamente por métricas e indicadores, sin tablas de registros operativos.
Caso 2: Administrador de contenido de una app móvil interna para empleados
Descripción del sistema:
Sistema donde el equipo de Recursos Humanos sube comunicados, actualizaciones de políticas y noticias internas que los empleados ven en la app corporativa.
Motivo de la confusión:
Administra "contenido" (comunicados, noticias), lo que suena a CMS. Pero el contenido es para usuarios internos (empleados), no para el público general.
Clasificación correcta: CMS
Justificación:
El criterio del CMS no es que el contenido sea público en internet, sino que se administre contenido visible para usuarios finales (en este caso, los empleados que consumen la app) sin necesidad de programar. Cumple con la definición.
Caso 3: Sistema de configuración de reglas de negocio con pantalla de resumen
Descripción del sistema:
Herramienta donde el equipo de operaciones configura reglas de descuento, límites de crédito y condiciones de entrega. Al inicio tiene una pantalla con contadores de cuántas reglas están activas.
Motivo de la confusión:
La pantalla inicial tiene métricas (número de reglas activas), pero el sistema en su conjunto permite editar configuraciones.
Clasificación correcta: Gestor
Justificación:
La pregunta clave es si el usuario puede modificar información. Sí puede: configura reglas y parámetros. Eso lo convierte en Gestor. Una sección con contadores no transforma al sistema completo en Dashboard.
Caso 4: Reporte de auditoría sin ningún botón de edición
Descripción del sistema:
Sistema donde el equipo de cumplimiento consulta el historial de transacciones, aplica filtros por fecha y usuario, y exporta reportes en PDF. No hay ninguna forma de modificar los registros.
Motivo de la confusión:
Algunos lo llaman "Gestor de auditoría" por su nombre coloquial, o "Dashboard" por ser una herramienta gerencial.
Clasificación correcta: Panel
Justificación:
El usuario no puede modificar nada. La interfaz no muestra métricas ni KPIs, sino registros históricos filtrables. Eso lo posiciona como Panel: solo lectura, tablas, filtros y exportación.
Caso 5: Sistema híbrido con módulo de reportes y módulo de administración
Descripción del sistema:
Plataforma con dos secciones: una donde se visualizan KPIs de desempeño del equipo y otra donde los coordinadores pueden dar de alta y editar colaboradores.
Motivo de la confusión:
El sistema tiene características de Dashboard (métricas) y de Gestor (edición de registros). Parece imposible clasificarlo en una sola categoría.
Clasificación correcta: Gestor
Justificación:
Cuando un sistema tiene múltiples módulos, se clasifica por su funcionalidad principal o de mayor peso. Si el núcleo del sistema es administrar información (dar de alta, editar empleados), es un Gestor. Las métricas son un complemento. Si la duda persiste, se recomienda consultar con el equipo de Producto para definir la funcionalidad central del sistema.
Referencia Rápida
¿No tienes tiempo de leer todo? Usa esta tabla de bolsillo:
| Si el sistema... | Entonces es... |
|---|---|
| Solo muestra datos, sin opción de editar, y no son métricas | Panel |
| Solo muestra gráficas, KPIs o indicadores de desempeño | Dashboard |
| Permite crear, editar o eliminar datos internos/operativos | Gestor |
| Permite publicar contenido para usuarios finales sin programar | CMS |